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我是超级爱码字的雪梨宝宝:外贸新秀,业界卷王。

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大家好,我是雪梨?鸭~
在当今的外贸领域,竞争愈发激烈,想要脱颖而出,真的是难上加难!做外贸,不仅要拥有一口流利的英语,能够撰写顺畅的外贸交流邮件,还要对客户给予充分关注,对产品了如指掌,对测试精通熟练,对同行洞若观火,对市场胸有成竹,对价格精准把控。
然而,即便做到了这些,依旧不够,工作中的细节把控才是至关重要的,稍有疏忽,就可能与成功失之交臂。
总结了外贸工作中 20个举足轻重的工作细节,若想成为金牌业务员,至少要符合 12 项以上。

1 必须注意的16个小细节

细节 1:及时回复询盘
当收到客户的询盘时,能否做到当天或第二天就给客户回复?即便无法即刻报价或解答客户的疑问,及时回复邮件告知对方“邮件已收到,大约什么什么时候可以回复他”也极为重要。这个小小的信号,往往能发挥意想不到的作用。
比如,客户 A 向业务员 B 发送了询盘,B 由于某些原因不能立即回复,但及时告知了客户预计回复时间,这让客户 A 心里有了底,从而增加了对 B 的好感和信任。
细节 2:完整的邮件签名
邮件是否都带有完整的签名,涵盖自己的名字、公司、电话、手机、地址等联系方式?要知道,客户不一定能记住您的联系方式。当他们有合作意向,或者合作中的客户有紧急事情要联系您时,就会翻看往期邮件。
若他们翻了最近与您往来的邮件,却找不到电话,那得多郁闷啊!也许您会说,您给过名片,但客户真能完好保留您的名片,并在需要时立刻找到吗?未必!为何不给客户提供更多便利呢?
细节 3:精准的邮件收发对象
回复客户的邮件时,能否做到回复该回复的人,抄送该抄送的人,密送该密送的人?这看似简单,实则需要细致入微的考量。
细节 4:邮件的严谨检查
您所写的每封邮件,在发送前是否都仔细检查过拼写、语法、段落、字体以及标点?
细节 5:一对一的开发信与邀请函
给客户写开发信或者展会邀请函,能否做到一对一发送,而非抄送或者密送?这样的专属感会让客户感受到您的诚意。
细节 6:电话沟通后的邮件跟进
有紧急事情与客户通电话,通话结束后,是否立刻跟进邮件,把电话里讨论的内容用 Email 复述一遍给客户确认?
细节 7:优化图片附件
给客户的邮件里,如果有图片附件,是否做到给每张图片做好压缩处理,控制文件大小,并重命名?比如“IMAGE1256”这样的文件名绝对不可取,这对客户毫无意义。假设图片是订单出货时集装箱拖柜的箱封号,重命名成“loading supervision-seal number”就清晰明了。这样不仅节省客户时间,也体现了您的专业。
细节 8:清晰的报价单文件名
给客户的报价单,文件名是否含有充分的信息,便于客户存档?
细节 9:样品与报价单一同寄送
给客户寄样品时,是否会把报价单打印好,随样品一起寄,让客户收到样品后,能立刻对照报价单查看具体的产品参数和对应价格,而无需在一堆 Email 里费力翻找?
细节 10:样品的标注信息
给客户的样品,上面是否有 sticker 或者 hangtag,标注产品的品名、参数、公司信息、联系方式以及价格?
细节 11:保护样品的包装
如果样品用纸箱装,是否在箱子的上下层,各垫上一块纸板,以免客户用刀划开箱子的时候,不小心划伤里面的样品?
细节 12:多放名片
给新客户寄样品,是否记得在快递袋或者箱子里,放上自己的名片?而且至少放两张?
细节 13:保护文件的包装
给客户寄文件发票等纸张类东西,是否用塑料袋包好,再装进信封或快递袋,以免客户一撕开,就不小心撕破了?而且塑料袋是否打孔,以免胀气?
细节 14:及时提供单号
样品被快递员取走后,是否及时提供单号给客户,并扫描底单作为附件一并发送?
细节 15:跟进样品签收进展
寄出的样品,随时在网上查询进展,一旦发现客户公司已经签收快件,只要不是客户本人签收,是否会把网页链接和截图发邮件给客户,跟进快件进展?
细节 16:合同的签字盖章
跟客户签订的合同,是否在每一页都有签字和盖章?而不仅仅在最后一页的签名处签字盖章?

2 4个重要注意细节

细节 17:尊重客户的文化背景

在与客户进行沟通和互动的过程中,尤其是在节假日给客户发送祝福或者电子贺卡时,有一个关键的细节不容忽视,那就是充分确认客户的文化背景,包括其国籍、宗教信仰等重要信息。这一步骤至关重要,因为稍有不慎,原本想要表达的诚挚祝福可能会适得其反,产生不良效果。

想象一下,在不了解客户文化背景的情况下,盲目地发送祝福或贺卡。

也许某个宗教的节日对于他们来说有着特殊的禁忌和规定,而我们发送的内容恰好触犯了这些禁忌;或者某个国家对于特定节日的庆祝方式和象征有着独特的理解,而我们的祝福与他们的传统观念相冲突。

这样的情况不仅无法增进与客户的关系,反而可能会让客户感到不被尊重,甚至对我们产生负面的印象。

例如,对于来自某些中东国家的客户,如果在他们的斋月期间发送了不恰当的祝福,或者没有遵循他们的宗教习俗,就可能会引起误解。

再比如,对于一些西方国家的客户,如果在他们重视的感恩节没有给予恰当的问候,或者在圣诞节发送了与他们宗教信仰不符的内容,都可能导致我们在客户心中的形象大打折扣。

细节 18:数据的分析与利用

在对外贸易业务中,数据的分析与利用是至关重要的环节。通过对销售数据的深入研究和细致剖析,我们能够获取大量有价值的信息。

首先,仔细分析销售数据可以清晰地呈现出不同产品在不同市场和时间段的销售表现。比如,哪些产品销量持续上升,哪些产品面临销售下滑的趋势。这有助于我们准确把握市场需求的动态变化

通过对比不同销售渠道的销售数据,能够评估各个渠道的效果和效率。了解哪个渠道带来的客户质量更高,哪个渠道的转化率更理想,从而优化资源分配,集中力量拓展优势渠道。针对不同类型的客户制定个性化的营销策略,提高客户满意度和忠诚度。

加大对畅销产品的推广和生产投入,改进不受欢迎产品的设计或营销方式;针对表现不佳的销售渠道进行优化或舍弃,将更多资源投入到高效的渠道中;调整市场定位和产品策略,以更好地满足客户需求,提升市场竞争力。

充分利用销售数据进行分析,认真总结经验,并据此果断调整策略,是外贸业务不断发展和取得成功的关键所在。

细节 19:建立良好的客户关系

积极采取有效措施建立起稳固且良好的客户关系,以实现双方长期的互利共赢。

比如通过定期回访客户,了解他们的需求和意见,及时解决他们的问题;或者为客户提供个性化的服务方案,满足他们的特殊需求,从而建立起稳固且良好的客户关系,进而提升客户的满意度和忠诚度。

不断探索创新途径,全方位建立良好的客户关系,为企业的持续发展奠定坚实基础。

利用社交媒体与客户保持密切沟通,分享有价值的信息;建立客户俱乐部,为会员提供专属优惠和服务,以此全方位建立良好的客户关系。

细节 20:积极的心态

在人生的道路上,尤其是在从事外贸业务这样充满变数和竞争的工作中,保持积极的心态是至关重要的。面对层出不穷的困难和挑战,我们需要坚定地保持乐观,并持之以恒地坚持不懈。

当困难来袭时,它可能以各种形式出现,比如市场的波动、客户的拒绝、供应链的中断等等。

在面对困难和挑战时,保持积极的心态,保持乐观,坚持不懈,不断学习,能够赋予我们强大的力量,让我们在曲折的道路上坚定前行,最终实现目标,收获成功的果实。

3 成功从来不是偶然

“成功从来不是偶然,细节决定成败”,这句话在外贸领域更是体现得淋漓尽致。 
在外贸行业中,成功绝非是靠一时的运气或偶然的机遇所能达成的。从寻找潜在客户、进行商务洽谈,到签订合同、安排物流运输,每一个环节都需要精心策划和执行。
正所谓两强相争勇者胜,两勇相争智者胜,那两智相争呢?就看谁在细节上把握得更好,让客户觉得您更专业。
产品可以差不多,价格可以差不多,唯一的区别就在于人。人跟人是不同的,每个人的工作习惯和个人能力也不同。当产品、价格、效率、服务等等,都与同行在同一水平线上,成功的关键,就在于对细节的处理。
只有对每一个细节都精益求精,才能在激烈的国际市场竞争中脱颖而出,赢得客户的信任和订单,实现真正的成功。
愿每一位外贸业务员都能在细节中展现专业,赢得客户,收获成功~
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