Business email的开头都需要一个greeting或是问候，最常见的用法是Dear接收信人的名字，以下是一些例子：

Dear John,
Dear Mr. John Smith,
Dear Mr. Smith,

加上称谓的用法比较正式，寄信给长辈或客户比较常用的到，如果是寄给同事或是别的公司的合作伙伴直接写名字( first name )就可以了。

再来提供给大家一个还蛮常见的用法，在你不确定收件人是谁的时候很好使用！公司收到这种信通常都会转寄( forward )给相关的人员。

To whom it may concern,（敬启者：）
Dear Sir or Madam,

要记得这些greeting后面都需要加一个逗号( comma )然后空一行( empty line )才能开始信的内容！

02、Purpose 目的

在进入信件内文之前我们通常会先告知收信人这封信件的重点或目的。

I am writing to inquire …
我写这封信想询问…
I am writing in reference to …
我写这封信是关于…

在回覆信件的时候，可以这样说：

Thank you for reaching out to us regarding …
感谢您主动联络我们…

这边的in reference to还有regarding都是是「有关」或「关于」的意思，它们的用法和about很接近，差别是about比较不正式，是比较口语的用法。

口语：I'm talking about the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.

大家有没有注意到in reference to的用法跟regarding有一点点不同？通常in reference to用于「说明已经跟对方提过的事」，regarding的用法比较广泛。

03、Content 内文

再来就是信件的内文了，先跟大家提醒一些小技巧，写商业信件的时候内文要简单明了( clear and concise )，相信大家每天也收到很多email，不想读很冗长的信吧！

记得也要注意正式信件里我们不会把一个句子全部大写，不过可以用粗体让重点句子比较明显。

错误用法：PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY.
正确用法：Please review the attached documents thoroughly.

请仔细检视附件。跟附件相关的用法：

I have attached the previously mentioned documents for your review.
上述资料已于信末夹带档案内附上供您参考。
Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
请参阅附加档案内之服务相关报价。

04、Closing 结尾

信件内文的最后一部分通常会感谢收信人或解释下一步是什么。

If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact me.
若您有任何问题或疑虑，请不吝与我联系。
Thank you for your time and consideration.
感谢您的宝贵时间。
I look forward to hearing from you.
我很期待能够收到您的回覆。

05、结尾敬语与签名档(一个经常被遗忘的元素)

再来就是信件的结尾，会有sign off和signature block，sign off要注意只有第一个字需要大写！下面提供一些最常看到的sign off：

Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,

在北美其实比较少人会用Best regards，它并不能算很正式，所以大多数的人会用Sincerely，它是最正式和最安全的用法。

Sign off后面要接signature block，这个包括你的姓名( name )、职称( title )、公司( company )、联络资讯( contact information )等。

Sincerely,
Alisha W
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000

页面如下：

06、完整business email 范例

最后我们来看看完整的一个business email长什么样：

Dear Ms. Jones,
Thank you for reaching out to us regarding price quotations for hardwood flooring. Please see the attached document for a preliminary quotation. These quotes will vary greatly depending>
If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact me. Please let me know if you decide to move forward with the assessment, and I look forward to hearing from you.
Sincerely,
John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000

#最后！大家写完email 之后也不要忘记要检查有没有文法或拼法的错误！

复购率高的邮件模板

写一封邮件来推动老客户向我们下新的订单，这封邮件的目标是为我们带来新的客户并增加销售额。

首先，我们必须了解目标客户的情况。我们可以很快从以前的客户那里得到以下这些信息：

– 每年的收入或购买历史

– 个人兴趣或爱好

– 他们喜欢或不喜欢什么

你可以把这些信息融进邮件里，写一封邮件来吸引客户的注意力，鼓励他们再次购买。

有时从客户的个人兴趣入手，优于给他们发送广告。比如，你知道他们喜欢星战，你可以写一封以星战为主题的电子邮件。用这种方法可以创造出无穷的可能性。

如果你没有以前客户的信息，你可以尝试通过提供免费的代金券或折扣来说服他们提供信息。

以下分享20个邮件模版，建议收藏。

02

Dear all,

Today, we have good news for all members.

We have reduced the price of our new model of laptop from 200$ to 175$. You can order it on our site by clicking here 《 www.example.com 》. With this new laptop, you can play all kinds of games with no problem and use it for work.

We have one more good news. We have a new promotion going on from November to December; you will get a 100$ gift card by placing an order of over 650$. In the next paragraph, I’ll show our price list.

New laptop:

https://www.example.com/laptop

Price list: 

https://www.example.com/price-list

We also provide free delivery to our members, so there is no need to consider the delivery price. Please contact us for more information by clicking here 

《 www.example.com 》 and place an order as soon as possible!

Our customer service is available for you 24 hours a day, 7 days a week. Please click here 《 www.example.com/help 》 to contact us anytime, and we will get back to you within 12 hours during weekdays and 32 hours during weekends and holidays.

If you have any questions about our products or need any help, please feel free to contact us by clicking here 《www.example.com/contactus/ 》 and we’ll be happy to help you!

We hope all our members can benefit from this and enjoy your shopping on our site!

Best regards,

Manager of Marketing Department

08

Dear {!firstname_fix},

As you know, we have been working together for a few years now, and it is important to me that you feel satisfied as our customer. 

I hope you will allow me the opportunity to explain why I need your help. In exchange, I will make sure that the inconvenience is minimal.

When sales decline, it’s easy for me to see the data and say that our customers are satisfied. 

I don’t even have to consider the other possible reasons, such as increasing raw materials prices, rising labour costs, increasing transportation cost, increasing warehousing cost etc. The data doesn’t lie!

It is just not true that our customers are satisfied. If our customers were satisfied, they would place new orders to us. 

When sales decline, it’s because people are not buying from me! We need to act fast and reverse the trend before it is too late.

How can you help? It’s simple, really; All I need is for you to place a new order with a minimum quantity of {!ORDER_QUANTITY}.

When I say minimum quantity, let’s just say that it should be at least {!MIN_ORDER_AMOUNT} worth of products purchased. The more you order, the better it will be for both of us.

I know what you are thinking, “What will it take to make you happy?” If you place a new order, I will give you a special price of {!MIN_ORDER_PRICE}, and if your order is more than {!MIN_ORDER_AMOUNT} worth of products, I will include a free gift to make your day even better.

But wait – there’s more… if you place a new order by the end of this month, I will include another free gift if your order is more than {!MIN_ORDER_AMOUNT} worth of products.

I am trying to make it as simple as possible for you, and I assure you that the only thing we need from you is a confirmation email. You don’t even have to call us or email our sales department.

You might be wondering why I am taking such a long time with this email, and you deserve an answer. Our company has created a special incentive for our loyal customers. {!CUSTOMER_BONUS}

As soon as we reach 100 new orders/month, we will refund your last month’s purchase, and I will personally thank you with a complimentary dinner for two at {!CUSTOMER_RESTAURANT}.

Please let me know if there is anything else I can help you with.

Best regards,

12

PP rattan furniture

Hello, Loyal Customer,

We are happy to see you back on our website looking for more PP rattan furniture! You are obviously a discerning shopper who knows quality when they see it. 

We appreciate your business and hope you will continue to shop with us for all of your PP rattan furniture needs.

As a thank you, we are extending a 10% discount to your next purchase. Simply enter the code LoyalCustomer10 at checkout and the discount will be applied.

We hope to see you back soon!

Sincerely,

The PP Rattan Furniture Team

13

PP rattan furniture

Hi (Name),

We delivered rattan furniture to you this summer and hope that you enjoyed it! 

We’re now receiving lots of orders for next year’s inventory, so we wanted to give you the opportunity to order early.

Income or purchase history: __________________________

Personal interests or hobbies: __________________________

What they like or dislike: __________________________

We’re offering a special discount for customers who place their orders before the end of the year, so don’t hesitate to get in touch! 

We’ll be happy to answer any questions you have and help you get your order placed.

Thanks, and we look forward to hearing from you soon!

Sincerely,

(Your name)

14

PP rattan furniture

Hi

If you’re like most of our customers, you’re always looking for ways to improve your home. 

That’s why we’re excited to offer our latest collection of PP rattan furniture.

This furniture is perfect for any home, whether you’re looking to update your patio or deck, or want to add a touch of luxury to your indoor living space.

What’s more, our rattan furniture is built to last, so you can enjoy it for years to come.

So why wait? Order now and take advantage of our special introductory pricing. Plus, we offer free shipping on all orders over $500.

Don’t miss out on this incredible opportunity. Order now!

Thank you for your continued support.

Regards,

(Your name)

15

Lithium battery

Hello (Name),

Thank you for your continued support of our business. We appreciate your loyalty and are excited to offer new products that we think you’ll love.

Our new line of lithium batteries are the latest in technology and offer superior performance to any other battery on the market. We’re confident that you’ll be impressed with the results.

To sweeten the deal, we’re offering a discount for all new orders placed within the next month. 

We hope you take advantage of this offer and continue to support our business.

Thank you,

(Your name)

16

Lithium battery

Hello (Name),

As a previous customer, we wanted to let you know that we have released a new and improved lithium battery for home solar systems. 

This new battery is perfect for those who are looking to increase their energy efficiency and save money on their electric bills. 

We believe that this new product will be of great interest to you and we would like to offer you a special discount on your next purchase.

To take advantage of this offer, simply use the code “NEWBATTERY” when placing your next order with us. 

We hope that you will take advantage of this great offer and we look forward to doing business with you again soon.

Thank you for your time,

17

Lithium battery

Hello (Name),

We are excited to let you know that we have a new release of lithium batteries for solar panel battery systems. 

This is a great opportunity to upgrade your system and improve its performance.

Here are some of the benefits of our new lithium batteries:

-Higher energy density, meaning more power in a smaller package

-Lighter weight, making it easier to transport and install

-Longer life span, meaning you won’t have to replace your batteries as often

If you are interested in upgrading your system, we would be happy to provide you with a quote. Simply reply to this email or give us a call at (PHONE NUMBER).

Thank you for your time,

(YOUR NAME)

18

Lithium battery

Hello (Customer’s name),

We are excited to let you know that we have a new released lithium battery for RV Solar Panel Battery Systems. 

This new battery is much improved and has following features:

– The capacity is 100ah which is 10% higher than similar products in the market;

– It has a longer lifespan with more than 2000 cycles;

– The built-in BMS system protects the battery against overcharge, overdischarge, and overload;

– It is much lighter and easier to carry than lead acid batteries.

We are sure that you will be very satisfied with this new battery and we can offer you a competitive price. Please feel free to contact us if you have any questions.

Thank you for your time.

Sincerely,

(Your name)

19

Faucets 

Hello (Customer Name),

As a valued customer, we wanted to let you know that we have released a new line of faucets with updated styles. 

We think you’ll love the new selection, and we’re confident that you’ll find the perfect fit for your home.

Here are some of the highlights of our new line:

– Sleek, modern designs: Our new faucets have a clean, contemporary look that will complement any décor.

– A variety of finishes : We offer a wide range of finishes, from classic chrome to on-trend brass.

– High-quality construction: Our faucets are built to last, with solid brass construction and ceramic valves.

To see our full selection of new faucets, please visit our website or showroom. 

Our knowledgeable staff would be happy to help you find the perfect faucet for your home.

Thank you for being a valued customer, and we look forward to helping you update your home with our new line of faucets.

Sincerely,

(Your name)

20

Tent stove 

Hello, Loyal Customer,

We have some great news! We’ve just released new styles of tent stoves that we think you’ll love. Take a look at the attached image to get a taste of what’s new.

Here are some specific details about these new products:

-They come in a variety of colors to match any tent: green, blue, red, and more!

-We’ve updated the design to be more compact and lightweight, making it even easier to take on your next camping trip;

-We’ve also added a new feature: a built-in igniter for easy lighting.

We think you’ll love these new styles and we can’t wait to get them in your hands. 

Place an order today and be one of the first to receive these new products!

Thank you for your continued support.

配合精准的联系人抓取功能，平均每发出的一封邮件的效果相当于以前发送文本开发信150封！

邮件营销是多国服务器发送，美国，日本，新加坡等，都是独立的服务器发送，这样对自己的邮箱不会有任何影响，也不会出现上限等情况，且同时拥有45个ip地址，自动化切换信誉度高的ip进行邮件发送，以保证你的邮件送达率以及客户回复询盘到达率，且完全避免封号，上限等等问题

同时可以查看发送出去邮件之后回执，哪些客户是打开过邮件以及未打开，方便二次跟进客户，接收询盘也只需要设置好你的邮箱地址，邮件发送出去显示为自己的邮箱。

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价格：1000元十万封。按发信量收费，无时限。

好啦，今天就写到这里，予人玫瑰，手留余香，彼此共勉，如果觉得内容有用，点个赞就好，我会在这里持续分享外贸干货。